CÓMO BALANCEAR LA CARGA DE TRABAJO DE TU EQUIPO

Una pregunta recurrente que recibimos de nuestros clientes es cómo responder cuando un empleado afirma que no tiene tiempo para completar una tarea asignada; Cómo sé si es real o si debe organizarse mejor.

Vamos a darle respuesta a esta pregunta.

Ante todo, comenzar por ser conscientes de que, como empresario de una PyME, es fundamental asegurar que la carga de trabajo de tu equipo esté bien equilibrada. Cuando esto no sucede, no solo se corre el riesgo de saturar a los empleados, sino que también afecta directamente la rentabilidad y eficiencia del negocio.

Una carga desbalanceada de trabajo puede llevar a:
👉retrasos en la entrega de proyectos, producción de productos o aplicación de servicios
👉baja calidad en el trabajo y aumento en reclamaciones de cliente
👉una disminución general en la productividad y disminución de la rentabilidad del negocio
…
Además, como líder, podrías encontrarte dedicando más tiempo a solucionar problemas operativos que a enfocarte en estrategias de crecimiento.

Sin embargo, cuando la carga de trabajo está bien distribuida, tu equipo funciona como una máquina bien engrasada. Esto no solo mejora el ambiente laboral y reduce el estrés, sino que también potencia la productividad y la creatividad. Un equipo que siente que su carga de trabajo es justa es más propenso a entregar resultados de alta calidad y a comprometerse con los objetivos de la empresa, lo que se traduce en una mayor rentabilidad y menos contratiempos en la operación diaria

La Importancia de Conocer el Tiempo Dedicado a Cada Tarea

Esto nos lleva a que, más allá de cómo responder a un empleado que te dice que no tiempo para realizar cierta tarea, es esencial que, como parte de tu gestión para la mejora continua, conozcas el tiempo que cada miembro de tu equipo dedica a sus tareas diarias ( o que lo conozcan tus mandos intermedios de sus equipos directos).

Aquí es donde la herramienta por excelencia es tan simple como medir. Recuerda que una de las premisas de la mejora continua es no basarte en opiniones para tomar decisiones sino en datos, de forma que tus decisiones serán más acertadas. Y los datos que necesitamos conocer en este momento es el tiempo que cada empleado le dedica a cada tarea.

“Lo que no se mide no se puede mejorar” – Peter Drucker

La auditoría de tiempos se convierte en una herramienta clave. Este proceso te permite tener una visión clara y detallada de cómo se utiliza el tiempo en tu empresa, identificando posibles sobrecargas y permitiendo una redistribución más efectiva del trabajo.

Hay muchas formas de medir, desde la más simple, con un cronómetro…

… a más tecnológicas como son aplicaciones para móvil o tablet que nos permiten medir tiempos y calcular productividad (ejemplos son Toggl, Clockify…)

Superando el miedo a realizar auditorías de tiempo

Llegado este punto, somos conscientes de los beneficios y de los efectos negativos de no medir tiempos, y sabemos qué herramientas podemos utilizar…

… pero también sabemos que muchos líderes de equipo temen que el uso de herramientas como las auditorías de tiempo pueda generar resistencia o una sensación de presión entre sus empleados, y es aquí dónde se bloquean y bloquean la propia productividad del equipo.

Sin embargo, la resistencia a nuevas herramientas, a medir, a cambios… son normales en el entorno profesional y, de hecho, un líder con un sistema de liderazgo implementado minimiza esta resistencia del equipo porque el propio sistema le ayuda a gestionar el cambio de forma habitual.

Por lo tanto, la clave para implementar mejoras sin el rechazo del equipo radica en implementar un sistema de liderazgo donde la gestión y comunicación con el equipo sea continua, eficiente y saludable.

Un entorno de trabajo en el que la retroalimentación es constante y donde se promueve la colaboración puede hacer que los empleados vean estas herramientas no como un medio de control, sino como una forma de mejorar la organización y su propia experiencia laboral.