TODOS LOS IMPREVISTOS NO SON URGENCIAS

¿Cuántas veces has sentido que tu día se te escapa entre los dedos porque surgen imprevistos que alteran completamente tu agenda? Si la respuesta es “cada día” o ” a menudo”, no estás solo.

El entorno laboral de un negocio es dinámico y está lleno de imprevistos, pero no todos los imprevistos son urgencias y en esta idea está la clave para ganar tiempo a diario sin perder eficiencia en tu gestión.

Hoy vamos a trabajar en este concepto, y para ello, empecemos por aclararlo:

¿Qué es un imprevisto y por qué solemos tratarlo como una urgencia?

Los imprevistos son esas situaciones no planeadas que pueden surgir a lo largo del día, como:

• Interrupciones del equipo para hacer preguntas (que podrían resolver por sí mismos si trabajamos los estándares).
• Solicitudes para validar decisiones que no requieren atención inmediata.
• Problemas menores que parecen urgentes pero que pueden esperar.

Cuando tratamos todos estos imprevistos como si fueran urgencias, acabamos desorganizando nuestro día porque, en cuanto aparecen, dejamos de hacer lo que estábamos haciendo para ocuparnos de ello. Y esto nos lleva a una sensación constante de ineficiencia, ya que no cumplimos con la agenda que nos habíamos propuesto.

La Solución Práctica: Diferenciar entre imprevistos y urgencias

👉Una urgencia es una situación que necesita ser resuelta de inmediato para evitar un impacto negativo significativo en el negocio.

👉Por otro lado, un imprevisto es algo inesperado, pero no necesariamente urgente, por lo que cuando aparece podemos planificar su gestión e incluirlo en nuestra agenda cuando corresponda (es decir, no atenderlo ahora no tiene un impacto negativo).

¿Qué puedes hacer como líder?

Para evitar que los imprevistos dominen tu día, necesitas un sistema claro de liderazgo y comunicación interna. Aquí algunas estrategias que te pueden ayudar:

1. Establecer definiciones claras: Asegúrate de que todo el equipo entienda la diferencia entre un imprevisto y una urgencia.

   Para poder gestionar las urgencias y los imprevistos de forma eficiente sin “perder” tiempo, sino todo lo contrario, siendo productivos, es fundamental que definas las urgencias en tu negocio y que formes a tu equipo de manera que ellos conozcan:
   > qué es una urgencia y cómo actuar ante la misma;
   > y qué es un imprevisto y cómo gestionarlo cuando surge.

2. Crear canales de comunicación adecuados: Diseña un espacio específico, como una reunión semanal o un canal en tu plataforma de comunicación, donde tu equipo pueda plantear sus imprevistos que no son urgencias. De esta manera, se evita la interrupción constante y se le da a cada tema su debido tiempo.
   > Implementar un sistema de liderazgo facilita este tipo de comunicación y de gestión de imprevistos
3. Fomentar la autonomía en la toma de decisiones y ejecución de tareas: Capacita a tu equipo para que pueda tomar decisiones por sí mismo en situaciones que no sean críticas. Un equipo que siente confianza para actuar de manera independiente reduce significativamente las interrupciones innecesarias.
   > Puede ser de ayuda definir estándares de trabajo que ayuden a tu equipo a tomar las decisiones que representan a la marca en cada momento.

Los Resultados: Gana claridad, tiempo y enfoque

Cuando todos en tu equipo saben distinguir entre imprevistos y urgencias, y tienen claro cómo y cuándo pueden comunicarse, la eficiencia aumenta significativamente. Ganas tiempo, claridad mental y capacidad de enfoque para gestionar lo realmente importante: el crecimiento de tu negocio.